Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 23 augustus 2026

Helpsnel verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn om digitale IT-hulp te leveren, betalingen en accounts te beheren, klantenservice te geven, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. We verkopen persoonsgegevens niet.

Wie is verantwoordelijk?

Helpsnel.nl, Onderdeel van IT Service Groningen, Le Mairekade 77, 1013 CB Amsterdam, KvK 42002768, btw NL005425981B21. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via info@helpsnel.nl of via de klantenservice.

Welke gegevens verwerken we?

• De probleemomschrijving en antwoorden die je tijdens diagnose en probleemoplossing invult.
• Screenshots of foto's die je vrijwillig uploadt voor analyse.
• Accountgegevens zoals naam, e-mailadres, beveiligde wachtwoordhash, opgeslagen apparaten, probleemgeschiedenis, laatste login en abonnementsstatus.
• Betalings-, factuur- en abonnementsgegevens, waaronder betaal-ID, status, bedrag, factuurnummer en Mollie klant-/abonnementsreferenties.
• Voor een IT-expertafspraak: naam, e-mailadres, mobiel nummer, datum/tijd, probleemomschrijving, afspraakstatus, betaalreferentie en eventuele toestemming om je over die afspraak via WhatsApp te benaderen.
• Klantenservicegegevens die je zelf via WhatsApp of e-mail aan ons stuurt.
• Technische beveiligingsgegevens en eenrichtingsfingerprints voor rate limiting. In onze eigen verkeersanalytics slaan we geen ruw IP-adres op.
• Privacyvriendelijke first-party analytics: willekeurige browser- en sessie-ID, bezochte pagina, landingspagina, referrerdomein, UTM-campagne, apparaatcategorie, browser, besturingssysteem en algemene funnel-/prestatiedata.

AI-diagnose via Google Gemini

Helpsnel gebruikt de Gemini API van Google om een diagnose, vervolgvraag, oplossingsroute of screenshotanalyse te ondersteunen. Daarvoor kunnen de probleemomschrijving, relevante diagnose-antwoorden, technische context en een door jou gekozen screenshot of foto naar Google worden verzonden. Helpsnel gebruikt deze gegevens niet om zelf een trainingsdataset of eigen AI-model op te bouwen. Google verwerkt de API-input volgens de voorwaarden die voor de gebruikte Gemini API-dienst gelden.

Vul geen wachtwoorden, pincodes, DigiD-codes, 2FA-codes, herstelcodes, volledige betaalkaartgegevens of andere geheimen in een probleemomschrijving in en zet ze niet zichtbaar in een screenshot.

Screenshots en foto's

Een screenshot wordt alleen verwerkt wanneer je die zelf uploadt. De applicatie accepteert JPG, PNG en WebP tot 6 MB en slaat het bestand tijdelijk onder een willekeurige bestandsnaam in een afgeschermde uploadmap op. In de normale diagnose- en oplossingsflow wordt de afbeelding na de analyse verwijderd. Een automatische opruimroutine verwijdert achtergebleven uploadbestanden zodra ze ouder dan twee uur zijn. Upload daarom alleen informatie die nodig is om het probleem te beoordelen.

Mijn Helpsnel en probleemgeschiedenis

Wanneer je Mijn Helpsnel gebruikt, bewaren we gegevens die nodig zijn om je HelpPass, Plus, facturen, afspraken, apparaten en eerdere problemen aan je account te koppelen. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen maar als beveiligde hash. Probleemgeschiedenis blijft beschikbaar zolang dat nodig is voor je account en de dienstverlening, tenzij je om verwijdering vraagt en er geen wettelijke reden is om specifieke gegevens langer te bewaren.

Betalingen en facturen via Mollie

Online en terugkerende betalingen lopen via Mollie. Mollie verwerkt de betaalgegevens die nodig zijn om een betaling, machtiging of abonnement uit te voeren. Helpsnel ontvangt en bewaart de betaalstatus en referenties die nodig zijn om je aankoop, toegang, abonnement en factuur te administreren. Facturen en relevante financiële administratie worden bewaard zolang de fiscale bewaarplicht dit vereist; voor reguliere facturen is dat in Nederland in beginsel 7 jaar.

WhatsApp-klantenservice

De klantenservice is bereikbaar via WhatsApp. De website laadt geen ingebedde WhatsApp-tracker; pas wanneer je zelf op de WhatsApp-knop klikt, ga je naar de dienst van WhatsApp/Meta. WhatsApp/Meta verwerkt dan gegevens zoals je telefoonnummer, profielgegevens en bericht volgens de eigen voorwaarden. Helpsnel gebruikt je bericht om je vraag te behandelen en niet om een advertentieprofiel op te bouwen. Deel via WhatsApp geen wachtwoorden, pincodes of verificatiecodes.

Remote hulp via AnyViewer

AnyViewer wordt alleen gebruikt wanneer je apart een afspraak met een IT-expert boekt en remote hulp nodig is. De Helpsnel-werkwijze is een begeleide sessie: de expert belt je eerst, jij zit bij het apparaat en accepteert de verbinding. De website bewaart geen AnyViewer-toegangscode. Wat tijdens een remote sessie op je scherm zichtbaar is, kan door de expert worden gezien. Sluit daarom privébestanden die niet nodig zijn voor de hulpvraag. Stel geen onbeheerde of permanente remote toegang in tenzij je daar bewust en afzonderlijk voor kiest.

E-mail en hosting

Voor het versturen van account-, afspraak- en factuurmails en voor het technisch hosten van de website worden hosting- en e-mailvoorzieningen gebruikt. De applicatie bewaart bij succesvolle verzending niet standaard de volledige e-mailinhoud in de mail-outbox. Als een bericht technisch in de beschermde outbox moet worden geregistreerd, geldt daarvoor een korte bewaartermijn.

Verbetering van kennisbank en supporttrends

Helpsnel kan bestaande probleemhistorie lokaal en geaggregeerd gebruiken om terugkerende supportonderwerpen te herkennen en de kennisbank te verbeteren. Voor deze trendanalyse worden persoonsachtige patronen zoals e-mailadressen, telefoonnummers, links en lange nummers verwijderd en worden onderwerpen pas als trend opgeslagen wanneer meerdere vergelijkbare problemen voorkomen. Individuele probleemteksten worden niet naar externe marketing- of socialmedia-AI gestuurd. Voor distributieteksten gebruikt Helpsnel uitsluitend reeds openbaar gepubliceerde artikelinhoud.

Eigen bezoekersanalytics

Helpsnel gebruikt een eigen first-party analyticslaag voor bezoekersaantallen, paginaweergaven, sessies, landingspagina's, verkeersbronnen, campagnes en conversie. Zonder DNT/GPC gebruiken we daarvoor een willekeurige browser-ID van maximaal 180 dagen en een analytics-sessie-ID van circa 30 minuten. We slaan hierin geen probleemtekst, screenshots, e-mailadres, telefoonnummer of ruw IP-adres op en delen deze analytics niet met Google Analytics, Meta Pixel of advertentienetwerken.

Wanneer je browser Do Not Track (DNT) of Global Privacy Control (GPC) doorgeeft, plaatsen we geen persistente analytics-ID's. Publieke paginaweergaven en algemene campagne-/broninformatie kunnen dan wel anoniem/geaggregeerd worden geteld. Detailbestanden met willekeurige analytics- en funnel-ID's worden maximaal circa 13 maanden bewaard; geaggregeerde totalen zonder individuele browser-ID kunnen langer worden bewaard voor trendanalyse.

Technische beveiliging

Helpsnel gebruikt onder meer HTTPS, beveiligde sessies, wachtwoordhashing, CSRF-bescherming, rate limiting, beperkte bestandsrechten, afgeschermde runtime-data en server-side foutlogging waarin API-sleutels en andere bekende geheimen worden geredigeerd. Tijdelijke reset- en account-setupcodes hebben een beperkte geldigheid en verlopen bestanden worden opgeruimd. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen; daarom beperken we de gegevensverwerking en vragen we je om geheimen niet met ons te delen.

Bewaartermijnen

• Tijdelijke screenshots: normaal direct na analyse; achtergebleven uploads worden opgeruimd zodra ze ouder dan 2 uur zijn.
• Technische applicatielogs: maximaal 30 dagen.
• Beschermde technische mail-outbox: maximaal 7 dagen.
• Rate-limitbestanden: ongeveer 2 dagen na gebruik.
• Detaildata van eigen analytics en funnel-events: maximaal circa 13 maanden.
• Account- en probleemgegevens: zolang nodig voor het account en de dienstverlening, of tot een geldig verwijderverzoek voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Facturen en relevante financiële administratie: volgens de toepasselijke fiscale bewaarplicht, voor reguliere Nederlandse facturen in beginsel 7 jaar.

Waarom verwerken we deze gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken we gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst, het leveren en verbeteren van de dienst, account- en betalingsbeheer, klantenservice, beveiliging en fraudepreventie, en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Waar toestemming vereist is, zoals voor bepaalde WhatsApp-communicatie over een IT-expertafspraak, vragen we die apart.

Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Alleen voor zover nodig voor de dienstverlening of een wettelijke verplichting. Belangrijke categorieën zijn Mollie voor betalingen, Google Gemini voor AI-verwerking, AnyViewer voor remote ondersteuning, WhatsApp/Meta wanneer jij WhatsApp gebruikt, en de technische hosting- en e-mailleveranciers. Helpsnel verkoopt persoonsgegevens niet.

Cookies

Helpsnel gebruikt functionele sessiecookies voor diagnose, HelpPass en login. Zonder DNT/GPC kunnen daarnaast twee first-party identifiers voor de eigen bezoekersanalytics worden gebruikt. Zie de cookiepagina voor details.

Jouw rechten

Je kunt, voor zover de AVG dat in jouw situatie geeft, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar tegen verwerking. Neem contact op via info@helpsnel.nl of via WhatsApp-klantenservice. Wettelijke bewaarplichten kunnen betekenen dat bijvoorbeeld factuurgegevens niet direct kunnen worden verwijderd. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.